L'offboarding des employés, bien que souvent sous-estimé, est un processus essentiel pour toute organisation. Comme le dit le proverbe : « Tout est bien qui finit bien. » Ce que vivent vos employés au moment de leur départ joue un rôle déterminant : ils deviendront, ou non, des ambassadeurs de votre entreprise.
En effet, même lorsque tout le parcours dans l'entreprise a été positif, un mauvais processus d'offboarding peut changer complètement la perception qu'en garde le collaborateur.
En somme, l'offboarding consiste à dire au revoir à vos collaborateurs de façon simple et sans stress.
Il est utile de rappeler que l'onboarding et l'offboarding sont les deux faces d'une même médaille. Si l'onboarding est essentiel pour engager les nouvelles recrues, l'offboarding est crucial pour transformer les anciens employés en véritables ambassadeurs de la marque.
Accompagner le dernier jour de vos employés avec dignité et bienveillance est tout aussi important qu'accueillir de nouveaux collaborateurs dans votre organisation.
Internet regorge d'articles sur l'onboarding et le recrutement. En revanche, on trouve rarement des contenus sur l'offboarding, et encore moins sur les bonnes pratiques.
Alors, sans plus attendre, entrons dans le vif du sujet.
Qu'est-ce que l'offboarding des employés ?
L'offboarding est le processus de séparation formelle entre un employé et son employeur.
Il peut faire suite à une démission, un licenciement ou un départ à la retraite. L'offboarding est un processus continu, depuis le dépôt de la démission jusqu'au départ effectif. Une bonne expérience d'offboarding garantit une transition en douceur du statut d'employé à celui d'ancien employé.
C'est un aspect très important du cycle de vie du collaborateur. Car, après la séparation, un employé peut devenir le protagoniste ou l'antagoniste de votre entreprise.
Quoi qu'il en soit, il véhicule une image importante de votre entreprise.
Si le départ d'un employé se passe sans accroc, il deviendra très probablement un ambassadeur de votre entreprise.
À l'inverse, si un employé sur le départ n'est pas satisfait et que le processus d'offboarding est pénible et décevant, la réputation de l'entreprise peut être en jeu.
La façon dont vous traitez un employé lors de son recrutement doit être la même que lorsqu'il part. Cela augmente la probabilité de voir apparaître des « employés boomerang ».
Les employés boomerang sont d'anciens employés désireux de revenir travailler pour votre entreprise. C'est une tendance croissante avec l'essor de la technologie, explique Brian Swider, expert des employés boomerang.
Par ailleurs, 76 % des professionnels RH déclarent accepter davantage les employés boomerang aujourd'hui qu'auparavant.
En effet, avec les employés boomerang, le processus d'onboarding prend moins de temps et coûte beaucoup moins cher. Ils connaissent déjà la culture de l'entreprise et s'intègrent facilement.
Cela dit, le souhait d'un employé de revenir dépend du processus de départ et de la façon dont il a été traité au moment de quitter l'entreprise.
Après avoir remis sa démission, un employé ne doit jamais avoir le sentiment de partir en mauvais termes. Le processus de départ doit être tout aussi chaleureux et bienveillant. Trop souvent, les organisations oublient ce point essentiel et se retrouvent avec de nombreux avis négatifs et un bouche-à-oreille défavorable.
Car un employé est le premier ambassadeur d'une entreprise. Le moindre propos rancunier peut nuire considérablement à sa réputation. C'est pourquoi il est essentiel de tenir à jour une checklist d'offboarding lors du départ d'un employé. Elle garantit que rien n'est oublié côté RH au moment où un collaborateur quitte l'entreprise.
Pourquoi l'offboarding des employés est-il important ?
Bien qu'on en parle moins, l'offboarding est tout aussi important que l'onboarding en matière d'engagement des employés.
Lorsqu'un employé est recruté, vous pouvez l'aider de multiples façons à se familiariser avec l'entreprise. Vous suivez un ensemble de procédures : formation, journée d'intégration ou activités brise-glace.
Vous avez de nombreuses occasions de lui offrir une expérience positive. En revanche, lorsqu'un employé part, vous n'avez qu'une seule chance.
Vous pouvez en faire un ambassadeur ou le critique le plus virulent de votre entreprise.
75 % des entreprises ne mesurent pas la valeur qu'un processus formel d'offboarding apporte à l'organisation.
Lors d'un événement récent, le patron de Better.com a licencié plus de 900 employés lors d'une réunion Zoom de cinq minutes, juste avant les fêtes de fin d'année.
Cette décision a suscité un tollé général. Les réseaux sociaux se sont couverts de messages de colère, et des employés ont témoigné de la culture toxique de leur entreprise. De nombreux cadres dirigeants ont d'ailleurs démissionné à la suite de cet événement.
Cet épisode a mis en lumière de nombreux problèmes qui passent généralement inaperçus dans une organisation. Ce que le patron envisageait comme un simple licenciement collectif s'est révélé être sa pire erreur. Il a aussi fait ressortir plusieurs facteurs, tels que :
- Un manque d'engagement des employés
- Une culture d'entreprise toxique
- L'absence d'un processus d'offboarding formel
- Un leadership peu digne de confiance
- Un manque d'empathie envers les employés
Cet incident a attiré l'attention sur un fait : l'offboarding est un processus que l'entreprise doit prendre au sérieux.
Les étapes de l'offboarding des employés
Même si l'offboarding semble plus simple que l'onboarding, il demande une certaine dose d'efforts. La checklist d'offboarding comprend plusieurs actions à mener avant le départ d'un employé.
On peut aussi les appeler les étapes de l'offboarding.
En voici quelques-unes :
- Établir une checklist d'offboarding concrète
- Communiquer la démission, le licenciement ou le départ à la retraite
- Assurer le transfert des connaissances
- Documenter en détail les rôles et les responsabilités
- Récupérer les biens de l'entreprise
- Révoquer les accès aux profils de l'entreprise
- Réinitialiser tous les comptes
- Régler les paiements en attente dès que possible
- Mener un entretien de départ
- Laisser la porte ouverte aux employés boomerang
Voyons ces points en détail.
1. Établir une checklist d'offboarding concrète
Les équipes RH doivent disposer d'un plan concret pour l'offboarding. Cela aide à tout boucler dans les temps et réduit la confusion entre l'employé et l'employeur.
La précipitation de dernière minute, dans n'importe quelle tâche, s'accompagne toujours de confusion et augmente le risque d'erreurs.
Par manque d'anticipation et de temps, il arrive que d'anciens employés reçoivent encore des e-mails professionnels ou que leurs paiements soient retardés. Par exemple, un employé peut ne recevoir son solde de tout compte que cinq mois après son départ. C'est extrêmement frustrant pour la personne concernée.
Vous pouvez éviter cela en préparant un plan dès que l'employé a remis sa démission.
2. Communiquer la démission, le licenciement ou le départ à la retraite
La communication est essentielle dans toute décision, y compris lorsqu'un employé part. En effet, plusieurs équipes dépendent parfois des employés sur le départ. Un changement trop soudain peut rompre entièrement la chaîne de communication.
La démission doit être communiquée à tous les collègues et aux autres employés concernés. Cela tient chacun informé et facilite la reprise des tâches par les employés sur le départ et leurs remplaçants.
La communication (écrite ou orale) est primordiale avant d'aller plus loin.
3. Assurer le transfert des connaissances
Le transfert des connaissances est important lorsque votre travail est délégué à une autre personne. Celle-ci ne connaît pas encore les tâches et risque de se sentir perdue.
Cela nuit à la productivité et engendre une « confusion des rôles » chez l'employé.
Vous devez indiquer au nouvel employé quand et comment commencer. Vous devez aussi l'accompagner dans sa prise de poste.
L'employé sur le départ peut également montrer les ficelles du métier aux nouvelles recrues. Cela aide grandement l'employé entrant et le met à l'aise dans son nouvel environnement.
Une fois le travail délégué aux nouveaux employés, ceux-ci savent à quoi s'attendre et sur quoi travailler. Ainsi, l'employé peut partir l'esprit tranquille tandis que son successeur reprend en toute fluidité là où il s'était arrêté.
4. Documenter en détail les rôles et les responsabilités
C'est nécessaire lorsque le poste est très complexe et exige des détails minutieux. Certaines tâches doivent aussi être réalisées d'une manière précise, sans que les employés puissent en changer.
L'employé sur le départ documentera soigneusement son rôle et l'ensemble de ses responsabilités. Cela facilite la tâche de son remplaçant, qui sait précisément en quoi consiste son travail, qui former et comment procéder.
Lorsqu'une formation est nécessaire, l'employeur la met à disposition des nouveaux employés.
5. Récupérer les biens de l'entreprise
Récupérer les biens de l'entreprise est l'une des tâches à accomplir lors du départ d'un employé.
La plupart des entreprises fournissent des équipements de base — appareils, cartes de crédit et autres objets utiles — pour faciliter le travail de leurs employés. Ceux-ci doivent toutefois les restituer avant de partir.
Il incombe aux RH de gérer ces questions et de récupérer les biens de l'entreprise avant le départ de l'employé.
6. Révoquer les accès aux profils de l'entreprise
Avant le départ d'un employé, les RH doivent s'assurer qu'il est retiré de toutes les données et de tous les profils de l'entreprise. La plupart des incidents de sécurité proviennent de ce manquement.
À chaque licenciement ou démission, il existe aussi un risque de fuite de données. Il est essentiel de supprimer l'accès de l'employé sortant de chaque profil pour éviter cela.
7. Réinitialiser tous les comptes
Garder un ancien employé dans la boucle augmente non seulement le risque de sécurité, mais l'implique aussi dans des situations inutiles.
Il peut continuer à recevoir des e-mails, des notifications d'agenda, etc. Collaborez donc avec le service informatique dès que la démission ou le licenciement est communiqué. L'employé sera alors retiré de tous les comptes de l'entreprise et les mots de passe seront réinitialisés.
8. Régler les paiements en attente dès que possible
L'aspect le plus important d'une expérience d'offboarding positive est de régler les paiements restants dans les délais.
Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, il attend avant tout un paiement juste et rapide. Toutes les rémunérations impayées, les soldes de congés, etc. doivent être versés dès le lancement du processus de départ.
De plus, les employés peuvent avoir d'importants engagements et échéances financières. Un paiement rapide sera donc très apprécié par tout employé sur le départ.
9. Mener un entretien de départ
Un entretien de départ ou un sondage de départ vous éclaire sur les forces et les faiblesses de votre entreprise que vous ignorez peut-être.
Il vous offre un autre point de vue sur votre entreprise. Vous en découvrirez une image tout à fait différente. Car un employé et un employeur ont des perceptions différentes de la culture d'entreprise.
L'entretien de départ est une forme de retour formel que votre employé vous transmet avant de partir. Les sondages de départ restent la meilleure forme de retour, car le rapport de force n'existe plus et les employés peuvent s'exprimer honnêtement, sans retenue.
10. Laisser la porte ouverte
Les employés boomerang sont une réalité aujourd'hui. Et c'est aussi plus avantageux pour l'entreprise. Ils demandent moins de formation, coûtent moins cher et sont plus productifs, car ils connaissent déjà la culture de l'entreprise.
Or, seul un processus de départ fluide favorise le retour de ces employés. Un mauvais processus d'offboarding laisse un souvenir pénible à l'employé.
De plus, il est nécessaire d'entretenir de bonnes relations avec les anciens employés pour éviter les critiques négatives inutiles. Vous pouvez créer un réseau d'anciens collaborateurs et les informer des postes vacants. Vous pouvez aussi mettre en place des programmes de cooptation actifs, où les anciens employés sont récompensés lorsque la personne qu'ils recommandent est recrutée.
Ils s'en sentiront valorisés et bien accueillis. Aucune relation employeur-employé amère ne viendra alors menacer l'image de l'entreprise.
L'offboarding des employés est-il lié à la marque employeur ?
En termes simples, la marque employeur n'est pas directement liée à l'offboarding. Elle découle pourtant d'un bon processus d'offboarding.
Si l'onboarding de vos employés est chaotique, compliqué et que l'ensemble du processus est difficile, les employés seront frustrés. Ils développeront aussitôt une attitude négative envers l'entreprise et en garderont de la rancœur.
Cela entraînera de nombreux avis et commentaires négatifs sur les réseaux sociaux, avec un impact significatif sur la marque employeur. Une mauvaise réputation sur le marché ralentira aussi l'arrivée de nouveaux talents.
Toutes ces années d'investissement dans la marque employeur peuvent être préservées si vous accompagnez le départ de l'employé par un processus d'offboarding fluide.
Un mauvais processus d'offboarding se retourne-t-il vraiment contre vous ?
Imaginez un employé performant sur le point de partir. Il a déjà remis sa démission et informé son responsable et les RH.
Vous lui demandez de soumettre quelques documents et de contacter son manager. Puis vous oubliez tout le reste. Vous n'avez pas eu de véritable discussion et vous n'avez pas cherché à comprendre ses raisons.
Il se sentira exclu et délaissé, et finira par éprouver du ressentiment vers la fin de son préavis. L'employé ne gardera que de mauvais souvenirs et de mauvaises expériences de son départ.
Il a pourtant connu de bonnes expériences, mais la nature humaine pousse à ne retenir que les mauvaises. Il se concentrera surtout sur ses derniers jours et finira par rédiger un avis négatif.
Cet avis nuira directement ou indirectement à la réputation de votre entreprise !
Vous auriez pu facilement éviter cette situation en proposant simplement un processus de départ correct.
Pour conclure
Vous comprenez désormais pourquoi l'offboarding des employés est important. Chaque employé mérite de partir avec le même respect que celui qu'on lui a témoigné à son arrivée.
La façon dont vous traitez vos employés en dit long sur la culture de votre entreprise. Ce sont là des facteurs déterminants pour la rétention, car les employés sont les premiers ambassadeurs et les premiers clients d'une entreprise !
